Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Optimal Personal & Organisation GmbH (Auftragnehmer), Personalvermittlung (PV)

Die in diesem Text verwendeten männlichen Bezeichnungen umfassen die Geschlechter w/m/d gleichermaßen. Sie werden ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwendet.

1 Allgemeines – Anwendungsbereich

1.1 Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind Vertragsbestandteil und gelten aus-schließlich. Entgegenstehende oder von unseren Bedingungen abweichende Beding-ungen des Kunden erkennen wir nicht an, es sei denn, wir haben ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt. Dies gilt auch dann, wenn wir in Kenntnis entgegen-stehender oder abweichender Bedingungen des Kunden den Auftrag vorbehaltlos ausführen.

1.2 Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten, soweit es sich beidseitig um ein Handelsgeschäft handelt, auch für alle künftigen Geschäfte mit dem Kunden. Maßgeblich ist die jeweils bei Vertragsabschluss geltende Fassung.

1.3 Vereinbarungen, die wir abweichend oder ergänzend zu diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen mit dem Kunden getroffen haben, gehen diesen vor, sofern sie zwischen den Parteien in Textform vereinbart wurden. Mündliche Vereinbarungen sind nur verbindlich, wenn wir sie in Textform bestätigt haben.

1.4 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich‑rechtlichen Sondervermögen.

2 Vertraulichkeit und Datenschutz

2.1 Wir überlassen dem Kunden vertrauliche und nur für ihn bestimmte Informationen zu Kandidaten. Der Kunde achtet auf die Vertraulichkeit und etwaige Sperrvermerke dieser Informationen. Er verpflichtet sich, die Daten der Stellensuchenden nicht missbräuchlich zu verwenden oder unbefugt an Dritte weiterzugeben.

2.2 Sobald es beim Kunden zu einer Speicherung oder sonstigen Verarbeitung der von uns überlassenen personenbezogenen Daten kommt, ist der Kunde dafür verantwortlich, dass bei der Speicherung und Verarbeitung alle einschlägigen datenschutzrechtlichen Anforder-ungen, insbesondere der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdaten-schutzgesetzes (BDSG), erfüllt werden. Der Kunde stellt uns auf erstes Anfordern von Ansprüchen frei, die auf einer Verletzung seiner datenschutzrechtlichen Verpflichtungen basieren.

2.3 An den Kunden überlassene Personalunterlagen sind unser Eigentum und sind auf unsere Anforderung unverzüglich an uns zurückzusenden oder nach unserer Aufforderung datenschutzkonform zu vernichten. Bei der Vernichtung ist uns nach unserer Aufforderung eine schriftliche und für den Kunden bindende Bestätigung der Vernichtung zu übersenden.

2.4 Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Ansprechpartnern und Kandidaten ausschließlich im Rahmen der jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG.

2.5 Informationen über die durch uns vorgenommene Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere zu den Zwecken der Verarbeitung, den Rechtsgrundlagen, den Speicherdauern sowie den Betroffenenrechten, ergeben sich aus unserer jeweils aktuellen Datenschutzerklärung auf unserer Webseite. Der Kunde ist seinerseits verpflichtet, eigene Informationspflichten gegenüber seinen Beschäftigten und sonstigen betroffenen Personen zu erfüllen.

2.6 Sofern und soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine schriftliche oder elektronische Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3 Vertragsschluss, Mitwirkungspflichten

3.1 Der Vertrag mit dem Kunden kommt zustande, wenn wir den Auftrag des Kunden schriftlich oder in Textform (z. B. per E‑Mail) annehmen oder die Leistung mit Zustimmung des Kunden aufnehmen. Änderungen des Vertrages sowie Erklärungen und Einzelanweisungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit grundsätzlich der Textform. Eine E‑Mail oder ein Telefax genügen diesem Formerfordernis.

3.2 Der Kunde trägt Sorge dafür, dass wir alle für die Erfüllung des Vertrages notwendigen Unterlagen und Informationen vollständig und rechtzeitig erhalten. Sollten uns durch unvollständige oder unrichtige Unterlagen oder Informationen Aufwendungen entstehen, so werden uns diese gegen Nachweis vom Kunden ersetzt.

4 Honorar

4.1 Das Honorar ist abhängig von der zu besetzenden Position und wird bei erfolgreicher Vermittlung fällig. Unser Pauschalhonorar für eine erfolgreiche Vermittlung, sofern nicht vertraglich anders vereinbart, beträgt      30 % des Jahresgehalts des vermittelten Kandidaten zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Das Jahresgehalt umfasst das Jahresbruttogehalt des Kandidaten zuzüglich variablem Anteil und gegebenenfalls weiterer Gehaltsbestandteile.

4.2 Wir sind berechtigt, sowohl Reisekosten des Kandidaten als auch eigene Reisekosten gegen Vorlage entsprechender Belege dem Kunden separat in Rechnung zu stellen. Sofern keine ausdrückliche Vereinbarung über die Höhe der abrechenbaren Kosten getroffen wurde, dürfen wir Kosten in Höhe der steuerlichen Richtsätze abrechnen.

4.3 Das Gesamthonorar wird dem Kunden, sofern keine anderweitige vertragliche Regelung getroffen wurde, in drei Teilhonoraren in Rechnung gestellt:

Das erste Teilhonorar wird mit Vertragsunterzeichnung bzw. mit Zugang der Projektbestätigung fällig. Die Höhe des ersten Teilhonorars ist ein im Vertrag festgelegter Betrag, welcher nicht Bestandteil des Gesamthonorars ist und diesem nicht angerechnet wird. Das erste Teilhonorar wird pro zu besetzender Position dem Auftraggeber berechnet.                                                                                                                                        Das zweite Teilhonorar wird mit dem ersten Arbeitstag des Kandidaten fällig und wird mit einem im Vertrag bestimmten Prozentsatz vom Gesamthonorar berechnet.                                                                                              Das dritte Teilhonorar wird nach vollendetem sechsten Beschäftigungsmonat des Kandidaten fällig. Berechnungsgrundlage ist der im Vertrag definierte prozentuale Anteil vom Gesamthonorar. Mit der Rechnungsstellung über das dritte Teilhonorar gilt das Mandat als abgeschlossen.

4.3.1 Die Honorare nach den Ziffern 4.1 bis 4.3 sowie die in Ziffer 4.2 genannten Kosten werden innerhalb von vierzehn (14) Tagen nach Zugang der jeweiligen Rechnung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Überschreiten des Zahlungsziels befindet sich der Kunde nach § 286 BGB automatisch in Verzug.

4.4 Kommt ein Anstellungsvertrag zwischen dem Kandidaten und dem Kunden innerhalb von zwölf (12) Monaten nach Benennung des Kandidaten zustande, so wird vermutet, dass der Kandidat durch uns vermittelt wurde.

4.5 Sofern beim Kunden durch unsere Vermittlung mehr als die vertraglich zu vermittelnde Position besetzt wird, berechnen wir auch für die weiteren besetzten Stellen 30 % des betreffenden Jahresbruttogehalts, sofern keine anderweitigen vertraglichen Vereinbar-ungen bestehen. Das Jahresbruttogehalt berechnet sich entsprechend Ziffer 4.1. Die Ver-mutung einer Vermittlung durch uns liegt insbesondere dann vor, wenn der Kunde oder ein mit diesem nach §§ 15 ff. AktG verbundenes Unternehmen mit einem von uns vorgestellten Kandidaten innerhalb von zwölf (12) Monaten nach seiner Vorstellung einen Anstell-ungsvertrag schließt.

4.6 Eine Vorstellung liegt bereits mit der Zusendung eines einfachen Kandidatenprofils oder Lebenslaufs an den Kunden vor, auch wenn in dem überlassenen Profil der Name des Kandidaten nicht vollständig angegeben ist oder sonst entscheidende Merkmale fehlen. Vorstehendes gilt entsprechend, sofern eine Konzerngesellschaft des Kunden einen Anstell-ungsvertrag mit dem Kandidaten schließt. Dem Kunden bleibt der Gegenbeweis für die vorstehende Vermutung vorbehalten, indem er nachweist, dass der Anstellungsvertrag auch ohne unsere Vermittlung zustande gekommen wäre.

4.7 Der Kunde ist verpflichtet, uns alle für die Berechnung des Honorars notwendigen Informationen und Unterlagen zu übermitteln. Kommt der Kunde dieser Verpflichtung nicht nach, so sind wir berechtigt, die Abrechnung auf Grundlage einer Schätzung des Gehalts des Kandidaten vorzunehmen. Die Verpflichtung zur Herausgabe der Information bleibt davon unberührt.

4.8 Werden uns nach Vertragsschluss Tatsachen bekannt, die die Zahlungsfähigkeit des Kunden in Frage stellen, sind wir berechtigt, vor einer weiteren Leistung die volle Bezahlung der Leistung oder nach unserer Wahl eine gleichwertige Sicherheitsleistung zu verlangen bzw. nach Setzung einer angemessenen Frist für die volle Zahlung oder Sicher-heitsleistung vom Vertrag zurückzutreten. Tatsachen, die die Zahlungsfähigkeit des Kunden in Frage stellen, sind insbesondere Pfändungen oder sonstige Zwangsvollstreck-ungsmaßnahmen in das Vermögen des Kunden, die Beantragung oder Eröffnung eines Insolvenzverfahrens sowie eine fortgesetzte Nicht- oder Spätleistung auf unsere fälligen Forderungen, soweit nicht begründete Einreden des Kunden gegen unsere Forderung bestehen.

4.9 Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen unsere Forderungen aufrechnen. Dies gilt nicht für Ansprüche des Kunden, die in einem engen synallagmatischen Verhältnis zu unseren Forderungen stehen; mit solchen Forderungen kann der Kunde ungekürzt aufrechnen.

4.10 Kündigt der Auftraggeber das Arbeitsverhältnis mit dem Kandidaten oder kündigt der Kandidat das Arbeitsverhältnis mit dem Auftraggeber innerhalb der ersten sechs (6) Monate nach Beginn des Arbeitsverhältnisses berechtigterweise, verpflichtet sich der Auftragnehmer zur kostenneutralen Wiederbesetzung der im Vertrag genannten Position. Gelingt es dem Auftragnehmer nicht, innerhalb von drei (3) Monaten nach Zugang der Kündigungserklärung einen geeigneten Kandidaten für die wieder zu besetzende Position vorzustellen, endet das Mandat mit dem zweiten Teilhonorar (Ziffer 4.3); ein drittes Teilhonorar (Ziffer 4.3) wird nicht berechnet. Das Mandat endet ebenfalls mit dem zweiten Teilhonorar (Ziffer 4.3), wenn der Auftraggeber aus anderen Gründen eigenständig einen Kandidaten für die Position einstellt. Das Honorar (einschließlich etwaiger Teilhonorare), wie im Vertrag festgelegt, ist nicht erstattbar. Dies gilt auch für den Fall, dass der Auftragnehmer keinen geeigneten Kandidaten für die wieder zu besetzende Position vorstellen kann.

4.11 Etwaige Absprachen oder Beauftragungen mit und von anderen Dienstleistern hinsichtlich der Personalberatung und -vermittlung in gleichen Projekten bedürfen der vorherigen schriftlichen oder in Textform erfolgenden Abstimmung mit dem Auftrag-nehmer. Sollte der Auftraggeber dieser Abstimmungspflicht nicht nachkommen, behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, eine Vertragsstrafe in Höhe von zwei Dritteln (2/3) des zu erwartenden vollen Honorars zu berechnen.

5 Gewährleistung und Haftung

5.1 Wir erbringen die Vermittlungsleistung nach bestem Wissen und Gewissen nach den Vorgaben des Kunden. Die Entscheidung für einen Kandidaten fällt alleine in den Verant-wortungsbereich des Kunden. Eine darüber hinausgehende Gewährleistung besteht nicht; insbesondere übernehmen wir weder eine Gewährleistung für die Eignung des Kandidaten im Hinblick auf die Zwecke des Kunden noch wird gewährleistet, dass die Suche nach einem geeigneten Kandidaten erfolgreich verläuft.

5.2 Wir haften für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln, bei Schäden aus Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie bei einer auch leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, die vertragswesentliche Rechtspositionen des Kunden schützen sollen sowie solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Bei einer leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist unsere Haftung jedoch auf den Ersatz des bei Vertragsschluss vorhersehbaren, typischen Schadens beschränkt. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei Übernahme einer Garantie, bei Arglist oder nach dem Produkthaftungsgesetz. Im Übrigen sind weitergehende Haftungs-ansprüche, gleich aus welchem Rechtsgrund, ausgeschlossen. Die Haftungsbeschränkung gilt auch zugunsten unserer Angestellten und Mitarbeiter sowie unserer Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen und Subunternehmer.

5.3 Eine Umkehr der Beweislast ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.

5.4 Es wird ausdrücklich festgehalten, dass keine Regressansprüche seitens des Auftraggebers geltend gemacht werden können, sollte der Auftragnehmer keinen geeigneten Kandidaten für die Position vorstellen können.

6 Untervergabe der Leistung

6.1 Wir sind berechtigt, für die Leistungserbringung Dritte einzuschalten und den Auftrag ganz oder teilweise unterzuvergeben, sofern schutzwürdige Interessen des Kunden dadurch nicht beeinträchtigt werden.

7 Vertragsbedingungen

7.1 Der Vermittlungsauftrag kann von beiden Vertragsparteien jederzeit unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von vier (4) Wochen in Textform gekündigt werden. Die bis zum Wirksamwerden der Kündigungserklärung vereinbarte Vergütung sowie Kosten sind – soweit sie vor Zugang der Kündigungserklärung veranlasst wurden – zu bezahlen.

7.2 Auch nach Beendigung des Vermittlungsvertrages, gleich aus welchem Rechtsgrund, gilt für den Fall, dass zwischen dem Kunden und einem uns vorgestellten Kandidaten innerhalb von zwölf (12) Monaten nach Beendigung ein Arbeits- oder sonstiges Dienstverhältnis zustande kommt, unsere Tätigkeit als Vermittlung. In diesem Fall wird die Vergütung so wie ursprünglich vereinbart in vollem Umfang fällig und ist ohne Abzug zu bezahlen.

7.3 Wir können ganz oder teilweise vom Vertrag zurücktreten, wenn und soweit unsere Leistungserbringung durch außergewöhnliche Umstände dauernd oder zeitweise erheblich erschwert oder unmöglich wird. Solche außergewöhnlichen Umstände sind unter anderem Arbeitskämpfe, hoheitliche Maßnahmen, Pandemien oder vergleichbare Fälle höherer Gewalt. Dauern die Hindernisse mehr als vier (4) Monate an, haben wir das Recht, vom Vertrag zurückzutreten, sofern wir nicht das Beschaffungs- bzw. Herstellungsrisiko über-nommen haben. Auf Verlangen des Kunden werden wir nach Ablauf der Frist erklären, ob wir zurücktreten oder innerhalb einer angemessenen Frist unsere Leistungspflichten erfüllen.

8 Schlussbestimmungen

8.1 Erfüllungsort ist der Sitz unseres Unternehmens.

8.2 Für sämtliche gegenwärtige und zukünftige Ansprüche aus der Geschäftsverbindung mit Kaufleuten ist ausschließlicher Gerichtsstand unser Geschäftssitz. Der gleiche Gerichtsstand gilt, wenn der Kunde keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, nach Vertragsabschluss seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort ins Ausland verlegt oder sein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort zum Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist. Wir sind jedoch berechtigt, den Kunden auch an seinem Geschäftssitz oder jedem anderen zulässigen Gerichtsstand zu verklagen.

8.3 Für alle Rechtsbeziehungen gilt ausschließlich deutsches Recht. Das UN‑Überein-kommen über den internationalen Warenkauf von 1980 sowie andere Kollisionsnormen finden keine Anwendung.

8.4 Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages oder eine Bestimmung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Kunden ganz oder teilweise unwirksam sein oder später werden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt, soweit nicht unter Berücksichtigung der nachfolgenden Regelung die Vertragsdurchführung für eine Partei eine unzumutbare Härte darstellt. Den Parteien ist die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs bekannt, wonach eine salvatorische Klausel lediglich die Beweislast umkehrt. Es ist jedoch der ausdrückliche Wille der Parteien, die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen unter allen Umständen aufrechtzuerhalten und damit § 139 BGB insgesamt abzubedingen. Das Gleiche gilt für eine Vertragslücke. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll eine angemessene Regelung gelten, die dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt haben oder gewollt hätten, wenn sie bei Abschluss des Vertrages oder bei der späteren Aufnahme einer Bestimmung den Punkt bedacht hätten.

Stand: Dezember 2025